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Wie uns die Digitalisierung auch in den Kommunen verändert

Wie uns die Digitalisierung auch in den Kommunen verändert

Ein Beitrag von Franz-Reinhard Habbel, Gründer des Innovators Club und Beiratsvorsitzender von kommune.digital

„Wir dürfen nicht in jeder Chance eine Krise sehen“

Deutschland steht vor einer großen Modernisierungsaufgabe. Viele kommunalen Infrastrukturen sind in die Jahre gekommen und müssen erneuert werden. Ein grundlegender Umbau der Verwaltung zu einem ganzheitlichen und dynamischen Dienstanbieter steht an.

Bürgerinnen und Bürger müssen an den Gestaltungsaufgaben mitwirken können. Künftig ergänzt Selbstorganisation staatliches und kommunales Handeln.

Aus einer weitgehenden Siloverwaltung wird eine Netzwerkverwaltung. Bei all diesen Veränderungen spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle.

Kritische Lage

Der E-Government-Status, ein wichtiger Baustein der Digitalisierung in Deutschland, ist auch zu Jahresbeginn 2018 weiterhin unzureichend. Nur wenige Prozesse sind komplett digitalisiert. Es fehlt u.a. an elektronischer Aktenführung, für Verwaltungsleistungen müssen Anträge gestellt werden, der Zugang zur Verwaltung setzt Expertenwissen voraus.

Nach dem jüngsten E-Gov Monitor gehen die Nutzerzahlen beim E-Government zurück. Sollte nicht schnell Besserung eintreten, wird das massive negative Auswirkungen auf den Wirtschaftsstandort Deutschland haben.

Dabei geht es aber nicht nur um die Technik. Die Digitalisierung wird tief in die Aufgaben-, Organisations- und Personalstruktur der Verwaltungen eingreifen. Alles wird auf dem Prüfstand stehen. Eine Reform der Institutionen und damit ein Umbruch, Aufbruch und Neubesinnung unter Einbeziehung der Bürgerinnen und Bürger und der Wirtschaft ist unverzichtbar.

Die Entwicklungsfelder heißen integrierte Gesamtsteuerung (von Silos zu Netzwerken), Arbeit 4.0, Kooperation und Collaboration, Transparenz und Beteiligung. Die Kommunen in die Zukunft zu führen, heißt integrierte Stadtentwicklung. Sie ist ohne Digitalisierung nicht möglich.

Teilhabe der Bürgerinnen und Bürger gewährleisten

Eine wichtige politische Herausforderung besteht darin, Teilhabe und Chancengerechtigkeit der Menschen vor Ort zu gewährleisten. Wie aber kann dieser Anspruch – auch durch die Digitalisierung auf kommunaler und regionaler Ebene – erfüllt werden und welchen Beitrag kann Digitalisierung für die Erreichung dieses gesellschaftspolitischen Ziels allgemein leisten?

Ein wesentlicher Bestandteil der Teilhabe ist Kommunikation. Menschen müssen sich umfassend informieren können, wenn sie an politischen und gesellschaftlichen Prozessen teilhaben wollen.

Neben dem Anspruch, elektronische Dienstleistungen in den Kommunalverwaltungen auf den Weg zu bringen, wird es in Zukunft darauf ankommen, den Dialog zwischen Bürger und Verwaltung mittels elektronischer Instrumente zu verbessern.

Mehr als 45 Millionen Smartphones gibt es in Deutschland. Längst ist das Smartphone zur „Fernbedienung der Welt“ geworden. Für die Kommunen bedeutet dies, den Zugang zu Foren und Plattformen so anzubieten, dass sie dem Anspruch eines „responsive Design“ entsprechen, d. h. nutzerfreundlich auf dem Smartphone erscheinen.

Soziale Netzwerke spielen in Zukunft eine noch stärkere Rolle, mit Bürgerinnen und Bürgern in Kontakt zu treten. Städte und Gemeinden sollten deshalb die Nutzung sozialer Netzwerke in ihre Digitalstrategie mit einbinden.

Teilhabe und Chancengleichheit bedeuten auch Verständlichkeit in Politik und Verwaltung

Die Digitalisierung macht es möglich, multimedialer zu informieren und zu kommunizieren. Aussagefähige Info-Grafiken, kurze Video-Clips, eine „Erzählweise“ die zum Beispiel Projekte im Rahmen der Stadtentwicklung visuell darstellen, müssen verstärkt genutzt werden. Ein solches Storytelling verlangt nach qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Ausbildung ist hierauf auszurichten.

Chancengerechtigkeit heißt aber auch, dass in allen Regionen Deutschlands die Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeiten haben müssen, z.B. an der Entwicklung der Digitalen Bildung und den Fortschritten von E-Health teilnehmen zu können. Auch von daher ist ein flächendeckender Ausbau eines leistungsstarken Breitbandnetzes notwendig.

Durch digitale Unterstützung lässt sich zum Beispiel überall Bildung gewährleisten, neue Wertschöpfung durch dezentrale Minifactories in regionale Produktion bringen, selbst in dezentralen ländlichen Regionen eine Nachbarschaftsplattform aufbauen, die zur regen Kommunikation beiträgt, auch wenn sich die Beteiligten nicht jeden Tag bei Tante Emma treffen.

Der Bürger kann in der Kommune der Zukunft viel aktiver und praktischer kommunale und bürgerschaftliche Leistungen übernehmen und wird so zum handelnden, wertgeschätzten Subjekt im Gemeinwesen.

Städte und Gemeinden brauchen eine digitale Strategie

Die Digitalisierung verändert alle Lebensbereiche. Wie wir leben, arbeiten, uns bilden oder unsere Freizeit verbringen wird immer stärker vom Internet und von sozialen Netzwerken bestimmt.

Die Digitalisierung ist ein wichtiger Teil des Leitbildes zur Zukunftsentwicklung. So können mit neuen Diensten die Politikbereiche Mobilität, Bildung, Energie, Gesundheit und Sicherheit nachhaltiger, ressourcenschonender und effizienter gestaltet werden.

Plattformen spielen dabei eine zentrale Rolle. Leistungen der Kommunen, ihrer Betriebe wie zum Beispiel Stadtwerke, aber auch von Unternehmen und der Zivilgesellschaft, können darüber angeboten werden. Derartige Plattformen werden die Homepages der Städte ergänzen und später weitgehend ersetzen.

Zugänge zu Leistungen und Diensten der Verwaltung werden über Chatbots erfolgen. Mit künstlicher Intelligenz ausgestattete Messenger-Dienste erleichtern die Kommunikation und bringen sie auf eine sprachliche Ebene.

„Alexa“, „Cortana“ und „Siri“ navigieren auch zu Produkten und Dienstleistungen der Verwaltung. Der in den kommenden Jahren einzurichtende Portalverbund von Kommunen, Ländern und Bund ist ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Er fördert die Digitalisierung aller Verwaltungsprozesse, stärkt die Zusammenarbeit der Behörden sowie horizontal und vertikal und führt zu ganzheitlichen Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen.

Die Bevölkerung erwartet zu Recht eine Bündelung und mehr Transparenz von Verwaltungsleistungen. Beim Portalverbund geht es um die intelligente Verknüpfung vorhandenen Verwaltungsportale einschließlich Integration von Bürger – und Unternehmenskonten.

Kraftquelle der Zivilgesellschaft für gemeinschaftliche Dienste nutzen

Welche Kraftquelle für eine zukunftsorientierte Politik in der Bürgergesellschaft verankert ist, hat sich u.a. im Einsatz vieler Gruppen, Vereine und Einzelner in der Flüchtlingsarbeit gezeigt. Die Organisation dieser Arbeit ist ganz wesentlich über Plattformen im Netz bzw. soziale Netzwerke gelaufen.

Perspektivisch bedeutet dies, die Möglichkeiten der Digitalisierung verstärkt für die Integrationsarbeit einzusetzen. Fast jeder Flüchtling verfügt über ein Smartphone. Im Bereich der Integration sollte die Verwaltung stärker diesen Kommunikationsweg nutzen. Das fängt beim Terminmanagement an und hört bei interaktiven, Onlinesprachkursen, noch lange nicht auf.

Beispiele in Kommunen, wie in der Stadt Arnsberg, zeigen, dass mittels Digitalisierung sich das soziale Kapital in den Kommunen identifizieren und nutzen lässt.

Digitalisierung sollte in Politik und Verwaltung nicht als Top – down – Ansatz verstanden werden. Zielführender sind dezentrale Ansätze auf der Basis lokaler und regionaler Selbstorganisation.

Selbstverständlich müssen Systeme der Selbstorganisation, zum Beispiel eine lokale Verkehrssteuerung durch Mitfahrgelegenheiten, Schnittstellen zur weiteren Vernetzung besitzen. Ideen und Lösungen aus der Lokalität müssen auf Plattformen gesammelt, transparent und in bestehende Prozesse integriert werden.

Eine solche kommunale Governance 4.0 bildet die Grundlage zur ständigen Leistungsverbesserung. Dazu ein Beispiel: TORUS1 e.V. ist ein gemeinnütziger Verein aus Jena und ein Zusammenschluss junger Wissenschaftler und Querdenker aus verschiedenen Richtungen. Der Verein hat eine nicht-kommerzielle, interaktive Webplattform 1 entwickelt.

Hierbei wird „Zeit“ als Währung für gute Taten in der Realität verwendet. Sie ist auch für Städte und Gemeinden als Förderung der Gemeinwesenarbeit interessant. Leistungen von Ehrenamtlichen werden auf einer digitalen Plattform abgebildet, ihre Wertschätzung dadurch öffentlich gemacht. Der Verein nutzt eine spielerische Plattform als Präsentations- und Aktionsfläche für das Vereinsleben in den Kommunen.

So sollen beispielsweise durch das Projekt „Verein 4.0“ Vereine und ehrenamtlich engagierte Menschen technisch miteinander verbunden und Synergien erzeugt werden. Vereine können online über digitale Beteiligungsmodelle neue Mitglieder gewinnen, um die Vereinsziele umsetzen zu können.

So erreichen zum Beispiel Sportvereine eine größere Öffentlichkeit für Spiele, Kulturvereinen kann auf diesem Wege geholfen werden, neue Freiwillige für Aktionen zu organisieren. Weitere Projekte in der Kinder- und Jugendhilfe, der Pflege und Gesundheitsfürsorge, des Umwelt-/Naturschutzes und der Inklusion sind in Planung.

Das Beispiel macht deutlich wie zivilgesellschaftliche Aktivitäten Kommunen eine interessante und vereinsfördernde Basisinfrastruktur zur umfassenden Sichtbarmachung zur Verfügung stellen können. Solche Kooperationsmodelle haben Zukunft.

Handlungsempfehlungen für die Politik

Veränderungen sind das Ergebnis von Maßnahmen und deren Umsetzung. Folgende Maßnahmen zur Modernisierung von Politik und Verwaltung durch Instrumente der Digitalisierung bieten sich beispielsweise an:

  • Unterstützung bei der Erstellung von Digitalstrategien in Kommunen z.B. durch Themenfindungsworkshops unter Einbeziehung von Bürgerinnen und Bürgern in weitestgehender Selbstorganisation auf lokaler/regionaler Ebene
  • Schneller und umfassender Ausbau der Breitbandinfrastruktur
  • Schaffung rechtlicher Voraussetzungen für die Nutzung von Datenbeständen in der Cloud für neue Dienstleistungen
  • Forcierung von Open-Data und Open-Government in den Kommunen
  • Aktualisierung der Verwaltungsausbildung mit dem Schwerpunkt Digitalisierung an Fachhochschulen und weiteren Bildungseinrichtungen

Mehr Kooperationen

Dringend notwendig ist eine weitere Skalierung von Verfahren und Anwendungen im Rahmen interkommunaler Kooperationen. Hier ist Deutschland Entwicklungsland. Nur vereinzelt werden interne Verwaltungsprozesse für mehrere Kommunen über Rechenzentren oder Gebiete wie Länder hinaus, gemeinsam abgewickelt.

Dabei geht es nicht um Zentralisierung im herkömmlichen Sinne, sondern um die administrative Abarbeitung digitaler Prozesse, die im Hintergrund ablaufen. Die Nutzung von Cloud-Computing wird einer der nächsten Schritte sein.

Durch eine verstärke interkommunale Zusammenarbeit, insbesondere im Bereich der administrativen Verwaltungsaufgaben (Register, Abrechnungs- und Buchungssysteme, Fachverfahren), lassen sich erhebliche Skaleneffekte erzielen. Dringend notwendig ist daher die Modernisierung der Register in Deutschland.

Diese Reform sollte in der jetzt begonnen 19. Wahlperiode des Bundestages angegangen werden. Die durch eine Modernisierung des Registerwesens mittelfristig erzielten Einsparungen sollten wertschöpfenden Aufgaben wie Kindererziehung oder Bildung zu Gute kommen aber auch als Digitalisierungsdividende für IT eingesetzt werden.

Der Prozess der Transformation zu mehr Zusammenarbeit könnte durch sog. Performance – Faktoren wie Steuerung durch Finanzzuweisungen, beschleunigt werden.

Daten sind neben Recht und Finanzen die dritte zentrale Ressource der Politik

Die Kommunen verfügen über große Datenbestände. Gerade für ein vorausschauendes E-Government bildet dieser Datenschatz eine wichtige Grundlage für neue Geschäftsmodelle bzw. Dienstleistungen.

Die Kommunen genießen – dies ist das Ergebnis verschiedener Umfragen – ein hohes Vertrauen bei den Bürgerinnen und Bürgern in der analogen Welt. Es gilt, dieses Vertrauen in die digitale Welt zu überführen.

Bürgerinnen und Bürger sind vermutlich eher bereit, Nutzerdaten ihrer Kommune zur Verfügung zu stellen, als Großkonzernen. Kommunen könnten sich so zu einem Daten-Hub im Bereich der E-Daseinsvorsorge entwickeln.

Die umfassende Nutzung aller verfügbaren Daten ist für die Verwaltung Neuland. Hier müssen u.a. datenschutzrechtliche Fragen gelöst werden.

Offene Daten der Kommunen haben für Wirtschaft und Gesellschaft eine große Bedeutung

Sie bilden die Grundlage für neue Geschäftsmodelle und für mehr Beteiligungsmöglichkeiten.

Städte und Gemeinden, die hier vorangehen, haben einen Standortvorteil. Das gilt zum Beispiel für raumbezogene Informationen. Geodaten sollten kostenfrei abgegeben werden.

Noch fehlt es an automatisierten Prozeduren, solche Datenbestände zeitnah zu veröffentlichen. Durch den Beitritt des Bundes zur Open-Government-Partnership (OGP) hat auch der Bund ein unmittelbares Interesse, Open-Government voranzubringen.

Notwendig ist jetzt eine entsprechende Informationskampagne gerade für kleinere und mittlere Gemeinden gemeinsam mit den kommunalen Spitzenverbänden.

Potentiale der Digitalisierung auf kommunaler Ebene im Bereich der Verwaltung

Die Digitalisierung betrifft die Kommunen sowohl bei der Erfüllung ihrer Aufgaben, bei der Form ihrer Organisation und beim Einsatz des Personals.

So werden derzeit zum Beispiel mehr als 10 Prozent der Räumlichkeiten in Verwaltungsgebäuden für Papierarchive genutzt. Mittelfristig ersetzt die elektronische Akte diesen Raumbedarf, der dann für andere Zwecke genutzt werden kann. Bei Neubauten sollte dieser veränderte Platzbedarf bereits mit eingerechnet werden.

Die Digitalisierung ermöglicht eine hohe Flexibilisierung von Aufgaben und Personal. Ein Teil der Aufgaben wird in Zukunft im Rahmen eines mobilen Governments außerhalb von Behörden abgewickelt werden.

Arbeit 4.0 wird Arbeitsorte, Arbeitsformen und Arbeitsinhalte verändern. Silo-Strukturen in Form von Ämtern und Abteilungen werden nach und nach durch Netzwerke abgelöst. Eine solche Entwicklung braucht eine Strategie mit konkreten Zielmarken.

Die Strategie ist gemeinsam mit dem Personal zu erarbeiten. Umfragen zeigen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Digitalisierung als eine der größten Herausforderungen ansehen.

Auch Partizipationsprozesse in Kommunen lassen sich durch digitale Instrumente verbessern. Gleichwohl sind derartige Onlineverfahren nicht für alle Bürgerinnen und Bürger repräsentativ, sondern bilden nur einen Teilausschnitt.

Sie können zum Beispiel Bürgerversammlungen nicht ersetzen. An Methoden für digitale Beteiligungsverfahren mangelt es nicht. Die Städte und Gemeinden sind grundsätzlich aufgeschlossen, verschiedene Ansätze zu erproben.

Reformen gemeinsam mit der Bürgergesellschaft

Erfahrungen mit sog. Hack-Days, wie beispielsweise in der Stadt Moers am Niederrhein durchgeführt, zeigen, welches Engagement gerade in jungen Leuten steckt, auf der Basis offener Daten Apps zu entwickeln, die das Leben in der Stadt für die Bürgerinnen und Bürger vereinfachen.

Andere Städte wie Ulm haben diese Form des Engagements aufgegriffen und ähnliche Veranstaltungen durchgeführt. Die Stadt Konstanz folgt Anfang 2018.

Das Potential der Digitalisierung der kommunalen Ebene in den Regionen ist hoch. Lange Wege zu Behörden können durch Online – Kontakte überwunden werden. Online-Angebote können und werden gerade in den ländlichen Räumen die Möglichkeit für alle Bürgerinnen und Bürger eröffnen, die notwendigen Verwaltungsleistungen zu erhalten und damit Mobilitätsschranken zu überwinden.

Das 7-Tage/24 – Stunden Rathaus sollte bei einfachen Verwaltungsdienstleistungen das Ziel sein. Die Erreichbarkeit von Verwaltungsleistungen wird beispielsweise in Sachsen durch Bürgerterminals erleichtert.

Derartige Automaten, in Schweden werden sie durch Videokontakte ergänzt, könnten in Dörfern einen Point of Public bilden. Terminals sind auch in Sparkassenfilialen, Bibliotheken oder gar Einkaufsmärkten denkbar.

Plattformen werden in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen

Ziel ist es, Angebote verschiedener Einrichtungen – nicht nur der Kommunen – zu bündeln, miteinander zu vernetzten und Nachfragern mit einem einfachen Zugang zur Verfügung zu stellen. Das gilt zum Beispiel für den Bereich Mobilität.

ÖPNV – Anbieter, aber auch private Anbieter oder Initiativen aus der Zivilgesellschaft können hier ihre Angebote miteinander teilen bzw. zu einem intermodualen Verkehrsangebot zusammenführen.

Im Bereich der Logistik ist das Projekt Digitale Dörfer des Landes Rheinland – Pfalz hervorzuheben. Es ist in Deutschland das ambitionierteste Digitalisierungsprojekt im Bereich der Kommunen in der Logistik.

Bürgerinnen und Bürger übernehmen am Projektort Betzdorf den Transport von Paketen und optimieren im Zusammenspiel mit anderen Lieferanten die Lieferkette. Zusätzlich gibt es weitere bemerkenswerte Initiativen.

Auch der stationäre Einzelhandel steht vor gewaltigen Veränderungen

Der Onlinehandel steigt in Deutschland rasant an. Der Umsatz im Jahre 2017 beträgt mehr als 47 Milliarden Euro.

Der stationäre Einzelhandel wird nur eine Überlebungschance haben, wenn er sich aktiv der Digitalisierung stellt und zum Beispiel Informationen über Verfügbarkeiten von Produkten im Netz vorhält.

Stärken des Einzelhandels sind u.a. die persönliche Beratung vor Ort, aber auch zusätzliches Services wie die Bereitstellung von Parkplätzen oder kostenlose E-Tickets für den ÖPVN, die den Besuch von Geschäften in der Stadt attraktiv machen.

Lieferdienste im Ort spielen künftig ebenfalls eine wichtige Rolle. Die neuen Konzepte als Antwort auf die Digitalisierung sollte der Einzelhandel gemeinsam mit Kommunen auf der Basis von mehr Vernetzung erarbeiten und umsetzen.

Junge, engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Moderne Arbeitsplätze verlieren durch Mobilisierung ihren festen Standort.

Neue Arbeitszeitmodelle werden durch die Digitalisierung möglich. Die damit verbundene höhere Flexibilität verbessert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Diese Entwicklung gilt sowohl für die Wirtschaft als auch für die Verwaltung. Für die in den nächsten Jahren auf den Arbeitsmarkt drängende Internet – Generation ist die volle Nutzung der modernen Technik in der Arbeitswelt eine Selbstverständlichkeit.

Diese Arbeitswelt wird flexibler und ortsunabhängiger sein, aber zugleich wird mehr und mehr im Team gearbeitet, um die Komplexität zu bewältigen. Insbesondere die Kreativarbeiter benötigen neben einem Grundstock an technischer Infrastruktur zumindest ein leistungsfähiges Breitband, um ihre Arbeit an jedem Ort auszuführen.

Das kann auch dazu führen, dass z.B. ein erfolgreicher Unternehmer im Vertrieb/Export, der sein Geschäft dezentral betreibt, in seiner angestammten Gemeinde bleibt und zum treibenden Innovator der Region wird und dafür gibt es bereits Beispiele im Blumenhandel und im Musikinstrumentenversand.

Die zukünftigen Arbeitgeber werden sich nicht mit einem Jobangebot im Großraumbüro in der nächsten Großstadt begnügen können. Es gilt mehr zu bieten, da insbesondere der Pendelverkehr eine enorme Belastung darstellt. Flexible Arbeitskonzepte, Arbeiten von zu Hause oder im Co-Working Space am Wohnort werden sehr gefragt sein.

Viel Potenzial bieten also neue Formen der Arbeit, sei es in Co-Working-Spaces, in Micro- Factories oder in multifunktionalen Bürgerschaftshäusern, deren Nutzung je nach Bedarf variiert und in denen auch Pop-up-Stores und mobile Fachärzte residieren.

Ein bemerkenswertes Konzept verfolgt auch die Initiative KOMMUNE.DIGITAL.

Kernbaustein ist dabei die Bibliothek von Morgen als ein Kristallisationspunkt der Begegnung, der Arbeit und der Freizeit. Ein kommunikatives Ambiente verknüpft die Lokalität mit der Welt.

Fazit

Die Digitalisierung wird tief in alle Bereiche des Lebens und Arbeitens eingreifen. Politik und Verwaltung sind davon nicht ausgenommen.

Der Gestaltungsauftrag der Kommunalpolitik wird sich im Umfeld von Selbstorganisation der Bürgerinnen und Bürger abspielen.

Was die Erstellung und Nutzung von Dienstleistungen betrifft, werden Orte unbedeutender. Es wird darauf ankommen, die spezifischen endogenen Potenziale einer Region oder einer Kommune zu identifizieren und zu stärken. Netzwerke werden dabei eine überragende Rolle spielen.

Für den ländlichen Raum eröffnen sich neue Möglichkeiten. So können beispielsweise Bildung und Tourismus eine Verbindung eingehen. Morgens Lernen, nachmittags Freizeit. Summerschools oder Summeruniversitys, durch leistungsfähige Netze mit Hochschulen in der Welt live verbunden, können zu neuen Bildungsräumen führen.

3-D-Druck wird den ländlichen Raum beleben, kleine Manufakturen schaffen so zusätzliche Wertschöpfung, neue Arbeitsplätze entstehen.

Nicht unerwähnt bleiben darf eine neue Verknüpfung von Stadt/Dorfentwicklung mit der Kreativwirtschaft.

Die Digitalisierung schafft die Voraussetzungen für Innovationen.

Deutsch sein, heißt in jeder Chance die Krise zu sehen. Das sollten wir schnell ändern.

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